Marc Schuster
Mein Name ist Marc und ich informiere Sie umfassend zum Thema Kartenzahlung. Seit 2017 unterstütze ich deutsche Einzelhändler dabei, den passenden Anbieter für jede individuelle Situation zu finden.
„Kartenzahlung nicht möglich“ – Hängt so ein Schild bei Ihnen im Laden? Dann wird es höchste Zeit das zu ändern. Denn: Egal, wie klein Ihr Unternehmen sein mag, Kartenzahlung ist heute Standard bzw. hat bereits das Bargeld überholt. Seit 2019 geben die Deutschen mehr Geld mit Karte als bar aus, wie das EHI Retail Institut bestätigte. Auch bei kleineren Beträgen wird heute selbstverständlich die Karte gezückt. Und nicht nur das: Kontaktloses Bezahlen über ein NFC Terminal mit der Handyapp oder Smartwatch sind ebenfalls bereits üblich. Und entgegen der Erwartungen vieler Händler sind Kartenzahlungen heute nicht nur unkompliziert, sondern auch kostengünstiger als oft gedacht.
Lassen Sie mich Ihnen also erläutern, welche Möglichkeiten Sie als Unternehmer haben, Kartenzahlung anzubieten.
Unser Preis-Leistungssieger
- Unter Berücksichtigung aller Konditionen sowie Erfahrungsberichte schneiden die Bezahlexperten unter den Payment-Dienstleistern am besten ab.
Was Sie in diesem Ratgeber erwartet:
- Vertragsarten und Kosten: Welche Optionen sind für kleine Unternehmen sinnvoll?
- Welche Art der Kartenlesegeräte eignet sich am besten für kleine Unternehmen?
- Anbieter-Vergleich
- Vorstellung: Passende Kartenterminals im Überblick
- Anschlussvarianten der Kartenterminals
- Zur Entscheidung: Welches Gerät lohnt sich für Sie?
- Antworten: Auf Typische Fragen, die sich (Klein-)unternehmer stellen, die zum ersten Mal Kartenzahlung anbieten
1. Vertragsarten und Kosten: Welche Optionen sind für kleine Unternehmen sinnvoll?
Es gibt die Möglichkeit, zwischen Geräten mit einer Grundgebühr und Geräten ohne Grundgebühr zu wählen. Grundgebühr-befreite Kartelesegeräte werden zum Beispiel von SumUp oder Zettle bereitgestellt. Ansonsten erwartet Sie bei “klassischen” Geräten eine Kombination aus monatlichen Fixkosten und variablen Kosten wie bei unserem Testsieger Bezahlexperten.
a. Kartenzahlung und Kartenzahlungsgeräte mit Grundgebühr
Die klassische Variante: ein EC Gerät mieten. Das sind die Kartenterminals, die sie allgemein beim Einkaufen sehen. Sie haben üblicherweise einen eigenen Drucker mit Bonrolle, womit u.a. der Beleg für den Kunden ausgedruckt wird. Manche sind fest an einen Kassenplatz gebunden (stationär), andere können frei im Geschäft bewegt werden (mobil).
Mit oder ohne feste Laufzeit
Gemietet werden die Geräte mit einem Dienstleistungsvertrag bei einem Payment-Anbieter. Einige Anbieter bieten sie ohne feste Vertragslaufzeit an, üblich sind aber Verträge zwischen 24 und 48 Monaten. Ein EC Gerät ohne Vertag ist etwas teurer. Sollten Sie Bedenken haben, ob eine mehrjährige Laufzeit für Ihr noch junges Unternehmen sinnvoll ist, dann kann ich Sie beruhigen: Wenn man mit seinem kleinen Unternehmen pleite geht, kann man die Verträge immer auflösen. Auch bei Geschäftsaufgabe kommt man aus dem Vertrag raus. Ansonsten ist man natürlich an einen Anbieter für die Länge der Laufzeit gebunden, hat aber den Vorteil ein günstigere Grundgebühr zu haben.
Welche Kosten fallen an?
Zu den Fixkosten gehören die Miete des Terminals, ungefähr 9 – 15 Euro im Monat sowie die Grundgebühr oder Service-Pauschale (ca. 5 – 7 Euro monatlich). Bei manchen Anbietern haben Sie die Möglichkeit, Transaktionspakete zu kaufen, diese werden auch als Fixkosten verbucht. Zudem gibt es weitere Gebühren für individuelle Sonderleistungen, wie Kontosplitting oder tägliche, wöchentliche oder monatliche Berichte per PDF. Bei der Kartenzahlung in kleinen Unternehmen braucht man aber in der Regel diese Zusatzleistungen nicht, was die Kosten verringert.
Dazu kommen variable Kosten. Diese sind umsatzabhängig. Je nach Anbieter fallen bei EC-Kartenzahlungen beispielsweise 0,2 – 0,3 % vom bezahlten Betrag als Gebühr an. Zahlt der Kunde per Lastschrift (also per Unterschrift auf der Rückseite des gedruckten Belegs), fallen die Gebühren etwas geringer aus. Je nach Verfahren gibt es aber hier bei Lastschrift die Gefahr, dass das Konto des Kunden nicht gedeckt ist oder er sein Geld zurückbucht. Details zu den Bezahlverfahren erkläre ich hier. Wenn Sie Kreditkartenzahlungen akzeptieren wollen, müssen Sie mit ca. 1 – 3 % vom Betrag als Gebühr rechnen.
b. Kartenzahlung und Kartenterminals ohne Grundgebühr
Die Alternative: ein EC Gerät kaufen. Hierunter fallen die sehr kleinen Kartenlesegeräte, die auch wirklich eigentlich nichts anderes können, als eine EC- oder Kreditkarte zu lesen (bzw. auch die kontaktlose Bezahlung via Smartphone) und die PIN des Kunden abzufragen. Der eigentliche Kartenzahlungsprozess geschieht dann über eine App auf Handy, Tablet oder in der Kasse. Will man Belege drucken, braucht man einen kleinen mobilen Drucker, den man mit dem Lesegerät koppelt.
Das bedeutet aber natürlich auch, dass man für den Betrieb neben dem entsprechenden Lesegerät noch ein zweites Gerät braucht. Fällt die App aus oder ist das Smartphone / Tablet nicht vor Ort, können Sie keine Kartenzahlungen in Ihrem kleinen Unternehmen annehmen. Grundsätzlich ist die Bedienung aber einfach und intuitiv.
Welche Kosten fallen an?
Der Vorteil: Es gibt keinerlei Fixkosten. Wenn Sie zwei Monate keine einzige Kartenzahlung annehmen, haben Sie auch keinerlei Kosten. Die variablen Kosten sind dafür dann höher als bei den klassischen Kartenterminals. In der Regel wird bei EC- Zahlungen 0,9 – 1,4 % und bei Kreditkartenzahlungen 1,9 – 2,9 % der Summe als Gebühr einbehalten.
Was heißt das nun für kleine Unternehmen?
Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen nur einen kleinen vierstelligen Umsatz pro Monat per Kartenzahlung kassieren, kann sich ein Lesegerät für Kartenzahlung ohne Grundgebühr noch lohnen. Sie sollten aber aufpassen, denn schon ab einem monatlichen Kartenumsatz ab ca. 2.000 Euro können die klassischen Kartenzahlungsgeräte günstiger sein, obwohl sie eine fixe Grundgebühr haben. Die geringeren Transaktionsgebühren rechnen sich dann ganz schnell.
Sie sollten sich also fragen: Welche Umsätze erwarte ich? Rechnen Sie Kosten verschiedener Anbieter am besten mal durch. So stellen Sie sicher, dass Sie günstig Kartenzahlung annehmen können.
2. Welche Art der Kartenlesegeräte eignet sich am besten für kleine Unternehmen?
Ob für Sie eher ein mobiles Gerät oder ein kabelgebundenes Terminal infrage kommt, hängt mitunter von der Branche Ihres Unternehmens ab, in dem Sie die Kartenzahlung bereitstellen wollen.
a. Kabelgebundene Kartenzahlungsgeräte
Diese Geräte werden an einem festen Platz aufgestellt. Der Zahlungsvorgang läuft etwas schneller ab als bei mobilen Terminals und Sie müssen sich keine Sorgen um den Akku machen, allerdings lassen sich die Geräte nicht wirklich bewegen, da sie fest mit einem oder zwei Kabel(n) verbunden sind.
Wenn Sie Ihr Gerät immer am gleichen Platz griffbereit neben dem Tresen bzw. der Kasse stehen haben wollen, eignet sich solch ein stationäres Terminal am besten. Beispiele hierfür wären eine Boutique, ein Frisör, ein Reisebüro usw. Sie brauchen nur einen Strom- und Internetanschluss in der Nähe des Geräts.
b. Mobile Kartenzahlungsgeräte
Mobile Geräte sind ideal, wenn Sie Ihren Kunden standortunabhängig das Gerät anbieten möchten. Somit sind Sie nicht an Kabel gebunden und können Ihr Kartenlesegerät einfach über WLAN oder ein mobiles Netzwerk verbinden. Dies eignet sich besonders gut z.B. für Restaurants, Cafés und Bars, wo am Tisch kassiert werden soll, für Handwerker, die Ihre Geräte zu Kunden mitnehmen oder Firmen, die auf Messen verkaufen.
Weiterlesen zum Thema Kosten
Im Artikel Kartenzahlung: Kosten für Händler 2024 gebe ich einen nochmal einen tieferen Einblick in alles, was Sie in Sachen Kosten für Kartenzahlung erwartet. Außerdem finden Sie hier einfache Rechenbeispiele, die Sie für Ihre Kalkulation nutzen können.
3. Anbieter-Vergleich
In der nachfolgenden Tabelle finden Sie Daten, Fakten und Konditionen verschiedener Anbieter von Kartenlesegeräten für Ihren Vergleich. Wenn Sie mehr zu dem jeweiligen Anbieter wissen möchten, klicken Sie auf ganz einfach auf „Angebot einholen“. Das sind sie also, die besten Anbieter, um Kartenzahlung annehmen zu können:
Zusammenfassung der Vergleichs-Tabelle
Die Terminals des Testsiegers Bezahlexperten sind für alle geeignet, die unkomplizierte Kartenlesegeräte suchen und einen regelmäßigen vierstelligen (oder höheren) Umsatz erzielen. Kein Schnick-Schnack. Komplett vorinstalliert und ready to go.
Für alle, die erstmal geringere Umsätze erwarten und die Anschaffungskosten gering halten wollen, sind die Geräte von Zettle oder SumUp eine geeignete und moderne Alternative. Allerdings können hier schnell weitere Kosten entstehen, wenn entsprechende Hardware dazu gekauft werden muss. Auch die Bedienung per App auf einem Zweitgerät ist zu beachten bei der Anschaffung.
Unser Preis-Leistungssieger
- Unter Berücksichtigung aller Konditionen sowie Erfahrungsberichte schneiden die Bezahlexperten unter den Payment-Dienstleistern am besten ab.
4. Vorstellung: Die besten Kartenterminals für Einzelhändler im Überblick
Um Sie nicht nur theoretisch rund um die Kartenzahlung für kleine Unternehmen zu informieren, gebe ich Ihnen im Nachfolgenden eine Übersicht über die verschiedenen Kartenlesegeräte, die sich besonders gut eignen, weil sie günstig und einfach zu bedienen sind. Aufgeführt habe ich sowohl Geräte mit Grundgebühr (Miete) unseres Testsieger Bezahlexperten und Kartenleser ohne Grundgebühr (Kauf).
- MOBIL
- Das Verifone V400m überzeugt durch seine intuitive Bedienung und vielseitigen Einsatzmöglichkeiten - ideal für den mobilen Einsatz im Einzelhandel, der Gastronomie oder unterwegs.
- STATIONÄR
- Das Verifone V200c ist ein zuverlässiges und leistungsstarkes kabelgebundenes Kartenterminal, das sich ideal für den stationären Einsatz z.B. im Einzelhandel, in Praxen oder Tankstellen.
- MOBIL
- Eines der Geräte ohne Grundgebühr, das man mit Handy oder Tablet koppelt, um Zahlungen abzuwickeln. Der Zahlvorgang läuft über eine App.
5. Anschlussvarianten der Kartenterminals
a. Es gibt Kartenlesegeräte …
- … mit zwei Kabeln: Hierbei wird ein Kabel an einen Internetanschluss und das andere an die Stromversorgung angeschlossen. Die Geräte sind meist relativ günstig, wenn Sie in Betracht ziehen, dass sie sehr viele gängige Funktionen, wie kontaktloses Zahlen, Touchdisplay usw. haben. Allerdings müssen sie an einem fixen Platz stehen, bzw. können nur wenig bewegt werden.
- … mit nur einem Kabel, da das zweite durch einen WLAN- Chip ersetzt wird. In nahezu jedem Unternehmen / Geschäft ist mittlerweile WLAN vorhanden, machen Sie dies zu Ihrem Vorteil und verzichten Sie auf ein zweites Kabel. Bei diesem Terminal haben Sie etwas mehr Flexibilität, als bei dem oben erwähnten, allerdings sind es auch etwas teurer und ist die Verbindung schlecht kann keine Zahlung durchgeführt werden.
Perfekt, wenn Sie bei Ihrem Bezahlvorgang flexibel sein müssen und das Kartenlesegerät an keinem fixen Platz stehen kann, da dies die Kundenfreundlichkeit behindern würde.
b. Es gibt mobile Geräte…
- … mit WLAN- oder Bluetooth- Funktion: Wie ich bereits oben erwähnt habe, sind diese natürlich an die Verbindung und eine bestimmte Akkulaufzeit gebunden, wobei diese bis zu einem Tag reichen kann. Die Vorteile des Kartenlesegeräts sind natürlich klar die Variabilität, bezüglich des Platzes. Die Bluetooth- Variante ist mit einer Reichweite von 20 m für die meisten Branchen eher ungeeignet.
- … mit GPRS, 4G-Funktion: Geräte dieser Art lassen sich nahezu überall mitnehmen. Und brauchen nur eine Verbindung, beispielsweise über ein Handynetz.
- … mit einer Bluetooth Verbindung zu Handy oder Tablet. Anbieter, wie SumUp und Zettle verkaufen diese Geräte. Sie verfügen über keinen integrierten Drucker, können aber einfach mit einem Handy bzw. Tablet verbunden werden.
Am Funktionsumfang wird’s nicht scheitern
Grundsätzlich macht es bei der Kartenzahlung bzw. bei den Geräten kaum einen Unterschied, ob Sie ein kleines, mittleres oder großes Unternehmen haben. Natürlich, die bekanntesten und großen Hotel- oder Supermarktketten haben nochmal andere Anforderungen, allein aufgrund der riesigen Menge an Kartenzahlungen. Aber ob Sie pro Monat 50, 150 oder 400 Kartenzahlungen annehmen, macht vor allem bei der Auswahl des Geräts wenig Unterschied. Die modernen Geräte sind nahezu alle gleich effektiv und haben Funktionen, wie Trinkgeld kassieren, Tax Free Funktionen und Kassenschnittstellen.
6. Zur Entscheidung: Welches Gerät lohnt sich für Sie?
Um das richtige Gerät für die Kartenzahlung für Ihr kleines Unternehmen zu finden, sollten Sie sich ein paar Fragen vorab stellen:
- Wie viele Kartenzahlungen und vor allem mit welcher Gesamtsumme habe ich pro Monat?
- Habe ich relativ kontinuierlich die gleiche Anzahl an Zahlungen oder gibt es (z.B. saisonale) Schwankungen?
- Brauche ich ein mobiles oder stationäres Terminal?
- Falls stationär: Habe ich die passenden Anschlüsse (Strom + Internet) in der Nähe des Platzes, wo ich das Terminal aufstellen will? Oder habe ich WLAN?
- Falls mobil: Ist es für den Betriebsablauf okay, wenn ich oder meine Mitarbeiter ein zweites Gerät brauchen, um Kartenzahlungen anzunehmen? Oder sollte das Kartenterminal autark funktionieren?
Hier sind Ihre Antworten:
- Bei einem Kartenumsatz von unter 1.500 Euro eignen sich die Geräte ohne Grundgebühr. Bis zu 2.000 Euro muss man gut vergleichen zwischen Kartenzahlungsgeräten ohne und mit Grundgebühren. Über 2.000 Euro sind meist die klassischen Geräte mit Grundgebühren günstiger.
- Wenn Sie nur in 50-70 Prozent der Monate über 2.000 Euro kommen, sparen Sie mit einem Kartenlesegerät ohne Grundgebühr Geld.
- Wenn Sie das Gerät z.B. durchs Restaurant tragen müssen, brauchen Sie ein mobiles. Wenn Sie einen festen Kassenplatz haben, reicht ein stationäres mit Kabeln.
- Wenn es keine Anschlüsse in der Nähe gibt, sollten Sie die WLAN-Variante des stationären Terminals wählen. Gibt es auch kein WLAN, kommt ein mobiles Kartenterminal mit Handy-SIM-Karte in Frage.
- Ist es einfach zu umständlich, Kartenzahlungen in Ihrem kleinen Unternehmen über eine App am Smartphone oder Tablet und ein separates Gerät abzuwickeln? Verstehen alle Mitarbeiter, wie das funktioniert? Sparen Sie nicht an 5 Euro, wenn es zu Komplikationen im Betriebsablauf und eventuell unzufriedenen Kunden kommen kann.
7. Zum Abschluss für Ihre Entscheidung:
Ich hoffe, ich konnte Ihnen helfen, Antworten auf Ihre Fragen zu finden rund um die Kartenzahlung in kleinen Unternehmen, Start-Ups oder generell Firmen, die nur gelegentlich oder in geringerem Umfang EC- und Kreditkartenzahlungen haben.
Gerade für Unternehmen mit einem monatlichen Umsatz ab ca. 2.000 Euro bieten die Kartenterminals unseres Testsiegers Bezahlexperten eine besonders attraktive Lösung. Sie kombinieren eine unkomplizierte Handhabung mit transparenten Kostenstrukturen und fairen Konditionen.
Falls Sie noch unsicher sind, welches Terminal für Sie die beste Wahl ist, empfehle ich Ihnen, sich unverbindlich beraten zu lassen – so finden Sie die optimale Lösung für Ihre individuellen Anforderungen.
Unser Preis-Leistungssieger
- Unter Berücksichtigung aller Konditionen sowie Erfahrungsberichte schneiden die Bezahlexperten unter den Payment-Dienstleistern am besten ab.
8. Typische Fragen, die sich (Klein-)unternehmer stellen, die zum ersten Mal Kartenzahlung anbieten
Die Kosten für ein EC-Terminal setzen sich aus montalichen Fix-Kosten, variablen Kosten (abhängig von Ihrem Geschäftserfolg) sowie einer einmaligen Gebühr zur Ersteinrichtung zusammen. Ich habe die genauen Kosten, welche für Händler beim Bezahlen mit EC- und Kreditkarte tatsächlich entstehen, bei verschiedenen Anbietern verglichen und für Sie in dem Artikel Kartenzahlung Kosten und Vergleich zusammengestellt.
Ja, das geht. Wenn Sie ein Gewerbe auf Kleinunternehmerbasis haben, können Sie Ihren Kunden Kartenzahlung anbieten. Sie müssen dazu die gleichen Unterlagen beim Payment-Anbieter einreichen wie andere Unternehmer auch.
Ja, das geht. In dem Fall wird der Anbieter für Kartenzahlung Sie nach einem Steuerbescheid über Ihre Einnahmen fragen. Es wird ein Nachweis benötigt, was mit dem Terminal abgerechnet wird (zum Beispiel die Vermietung einer Ferienwohnung).
Falls es in Ihrem Geschäft kein WLAN gibt, können Sie trotzdem Kartenzahlung anbieten. Mobile EC-Geräte mit SIM-Karte machen es möglich (funktioniert überall da, wo man auch Handyempfang hat).